«En los eventos post COVID-19 el mayor reto es dar forma y contenido a las reuniones digitales»

Entrevista a Mercedes Álvarez, directora nacional de MICE de Viajes 2000 by BCD travel

Los eventos post COVID-19 pasan por una palabra: «digitalización». Después de semanas de confinamiento en las que la única manera posible de reunirse era a través de una pantalla, la desescalada en la crisis sanitaria apunta a una nueva realidad en la organización de eventos. El reto del event manager es combinar la seguridad de los asistentes con soluciones que permitan alcanzar los objetivos de las empresas con un presupuesto más reducido, dado el impacto económico de la pandemia.

Así son los eventos post COVID-19

Sobre esta nueva realidad de los eventos post COVID-19 hablamos con Mercedes Álvarez, directora nacional de MICE de Viajes 2000 by BCD travel.

—Los eventos digitales han pasado de ser una opción techie a una necesidad en toda regla. ¿Cuál ha sido el principal reto de tu equipo para transformar los eventos presenciales en eventos virtuales? 
—Es cierto que ha sido todo un reto. A pesar de que los eventos virtuales ya existían, hasta ahora no nos habíamos planteado este nuevo formato y hemos tenido que adaptarnos a una nueva forma de reunión, en la que el  mayor reto ha sido el darle forma y contenido, ver qué herramientas se podían utilizar para garantizar una buena conexión y además ofrecer propuestas atractivas además de la conexión: juegos virtuales, formatos personalizados de comunicación...
 
—Se habla también de «eventos híbridos». ¿En qué consisten? 
—Aunque de entrada el nombre nos recuerda más a un coche o a una película futurista, no es ni más ni menos que la combinación de evento presencial y evento online, es decir, parte de los asistentes lo hacen de manera presencial mientras que el resto se conecta vía telemática. De esta manera se evitan las aglomeraciones y desplazamientos de todos los asistentes al lugar de la reunión.

—A la hora de organizar un evento tradicional la búsqueda del venue adecuado era uno de los pilares para garantizar el éxito. Trasladado a los eventos virtuales, ¿qué determina la elección de una solución tecnológica concreta?
—Lo fundamental en este caso es la elección del proveedor: debe ser de total confianza, con experiencia y que nos pueda aportar diferentes soluciones en función de lo que demande el cliente. Se trata de un campo en el que no somos expertos y debemos contar con un buen partner.

Herramientas tecnológicas y experiencias para eventos post COVID-19

—¿Qué herramientas tecnológicas está ofreciendo Viajes 2000 a sus clientes para la realización de eventos digitales? 
—Como agencia de eventos corporativos, ofrecemos diferentes modalidades de videollamadas: con plataforma privada, con set virtual, formaciones basadas en concepto de gaming, juegos en equipo online, posibilidad de contar con conferenciantes de prestigio para ponencias telemáticas... Hay todo un mundo de nuevas posibilidades que se pueden añadir.

—En los eventos una de las claves era crear experiencias, a menudo sensoriales. ¿Cómo trasladar una experiencia con los cinco sentidos a un evento digital? 
—Evidentemente el mundo online nos ofrece ventajas y también nos condiciona, pero en este caso hemos introducido experiencias como las catas online, en las que los participantes reciben un kit (ya sea de vinos, cervezas, etc.) para que desde sus casas puedan conectarse a la vez y disfrutar de un aroma, un sabor… en definitiva, poder compartir las mismas sensaciones. Además el producto estrella durante este periodo ha sido la entrega de desayunos a domicilio para los asistentes a las reuniones virtuales, que ha tenido y sigue teniendo mucho éxito.

‘Virtual event manager’, la nueva figura de los eventos post COVID-19

—En el sector ya cobra importancia la figura del «virtual event manager». ¿Cómo se ha reinventado tu equipo para afrontar este nuevo reto profesional? ¿Qué habilidades concretas y específicas se necesitan para este tipo de eventos?
—Ante todo hemos tenido que cambiar el chip, reinventarnos y sobre todo hacer una labor de investigación y búsqueda de nuevas propuestas que se adaptaran a la situación, mucha interacción con proveedores y análisis tanto del perfil de nuestros clientes como de las oportunidades que podíamos ofrecerles.

—Se ha publicado que el subsector MICE será clave para la reactivación del sector turístico. A corto y medio plazo, ¿notáis en Viajes 2000 que los clientes vuelven a confiar en eventos presenciales o híbridos? 
—A día de hoy los eventos siguen siendo totalmente virtuales, pero nuestra sensación es que habrá un incremento de eventos híbridos a corto plazo. Creo que es algo que ha venido para quedarse, pero los eventos presenciales volverán, en la medida en que se garanticen las condiciones de seguridad (en espacios, catering, transporte, etc.). A pesar de toda la tecnología, ésta nunca podrá sustituir los encuentros presenciales y la cercanía entre personas.