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¿Cómo mejorar el briefing o documento informativo?

24/1/2024

Cuando hablamos del briefing de un proyecto, nos referimos a un documento informativo que se utiliza como base para el desarrollo del mismo. De forma resumida, éste indica elementos como antecedentes con la empresa, información del mercado, público objetivo, condiciones o tiempos. El briefing sirve de base para construir un buen proyecto y para dejar los principios de éste claros y precisos.

A la hora de organizar una reunión o evento es primordial tener muy presente las necesidades y expectativas del cliente. Hay que tener claro detalles como el propósito del evento, el público objetivo, el mensaje que se quiere transmitir o los resultados esperados. Trabajar estos elementos sirve como base para poder presentar una propuesta con todo lo que el cliente está buscando. Esto es esencial para  conceptualizar el evento o reunión de manera coherente y alcanzar los objetivos marcados.


Tratar a la marca como una persona

Otro punto clave es definir con precisión al público objetivo y proporcionar información detallada sobre la marca o la empresa. Esto pasa por definir las intenciones y propósitos de la marca para convertir el proyecto en algo útil para todas las partes implicadas. Para lograr una mejor precisión puede ayudar ver a la marca como a una persona, con sus valores y emociones. ¿Somos cercanos? ¿divertidos? ¿serios? ¿valientes? y ¿queremos emocionar? ¿educar? ¿motivar?. Definir esto ayuda a guiar la planificación y ejecución del evento.


Impactar igual a éxito

Además de conocer los objetivos y expectativas como ya se ha explicado, no hay que dejar pasar por alto que hacer que cada evento sea único es sinónimo de éxito. Para ello, es clave que el brief proporcione información clave con todos los detalles como fechas, lugares y otros datos que impacten en la logística y que permitan coordinar todos los elementos necesarios.


Presupuesto

La información sobre el presupuesto disponible y los recursos que el cliente quiere o puede invertir es importante para tomar decisiones sobre la viabilidad y el alcance del proyecto. Este punto es imprescindible para poder trabajar en la propuesta más adecuada posible en lo que a ejecución final de cliente se refiere. Dicho esto, no hay que dar la espalda a nuevas ideas como valor añadido fuera de presupuesto.


Alineación de todo el equipo

Lo ideal es que tanto el departamento encargado de organizar el evento como el departamento de compras estén en sintonía. Es fundamental que en el briefing ya estén alineados los objetivos entre los diferentes departamentos de la empresa implicados. Además, es fundamental mantener un contacto periódico con el cliente para intercambiar ideas y plantear alternativas, conectar mejor o recibir de primera mano la información.


¿Qué canal usar para tratar el briefing?

Ya ha quedado claro que el briefing es un documento base esencial, pero también lo es la comunicación directa con el cliente. La mejor manera de tratarlo es en sesiones de trabajo, ya sea presencial u online, en la que poder conversar e intercambiar pareceres. Sobre todo al principio es fundamental crear una conexión y confianza entre todas las partes para trabajar coordinados y alcanzar los objetivos.



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