¿Cómo ahorrar dinero en los viajes de negocio?
Las constantes situaciones cambiantes por los que atraviesa la sociedad provocan la necesidad de reciclarse de forma continuada. Como no podía ser de otra forma, la industria de los viajes de negocios no es ajena a este contexto. Los travel managers se encuentran actualmente ante el reto de buscar maneras alternativas de ahorro.
La disposición y deseo a viajar por negocios ha alcanzado su pico máximo tras el parón ocasionado por la pandemia. Según el último estudio de SAP Concur, un 96% de quienes viajan por negocios están reclamado a sus empresas la necesidad de retomar este tipo de desplazamientos. Éstos señalan que entre las ventajas están fomentar el networking y la productividad que suponen las reuniones; conocer nuevos lugares o culturas; las cenas y eventos y desconectar de la rutina diaria.
Sin embargo, la situación geopolítica actual está provocando inestabilidad económica. Dicha tesitura conduce a la necesidad de tomar ciertas decisiones por parte de las empresas, especialmente las referidas a los recursos y a su eficiencia empresarial. Esto lleva a los travel managers a tener que afrontar nuevos desafíos a la hora de organizar los departamentos y buscar otras alternativas de economizar gastos.
Gastos por errores
Invertir en tecnologías inteligentes puede suponer de primeras un alto coste. Sin embargo, su capacidad de infundir eficiencias de costes y tiempo se comprueba de forma eficiente a largo plazo, al contrario que hacerlo de forma manual. La tecnología puede lograr extraer automáticamente los cargos individuales de los proveedores de tarjetas de crédito, además de integrar los cargos y recibos directamente de hoteles, aerolíneas y empresas de alquiler de coches. El resultado de estos justificantes procedentes de vuelos, alojamientos o alquileres, que se introducen directamente en los informes de gastos, es la reducción de errores, al igual que la posibilidad de que los viajeros guarden fotos de los recibos y carguen automáticamente sus datos.
Políticas de gastos efectivas
Las políticas de gastos tienen que tener sentido en un contexto concreto, tienen que estar en consonancia con la cultura de la empresa. Dichas políticas deben ser flexibles en el enfoque de la gestión de gastos, ya que es poco probable que una éstas se adapten a todos los empleados. Los departamentos financieros deben ser realistas sobre la manera de aplicar y llevar a la práctica las citadas dichas políticas.
Según un estudio realizado por SAP Concur sobre el fraude en los gastos, 1 de cada 3 trabajadores (35 %) asegura que la política de viajes y gastos de su empresa es adecuada y está repartida de forma igualitaria. En función de las plataformas de gestión de gastos algunas permiten flexibilizar las políticas, creando distintas versiones dentro del sistema que pueden aplicarse a diferentes empleados en función de su situación personal, departamentos y oficinas. Una vez adecuadas estas políticas, es importante continuar comprobando si siguen siendo correctas para la plantilla a medida que transcurre el tiempo. Las auditorías automatizadas de forma periódica son la mejor forma para obtener una visibilidad completa y precisa.
Transparencia en las políticas de gastos
Es imprescindible comprobar que los objetivos en relación con los gastos de los trabajadores están claros y se repiten regularmente. Los gastos excesivos pueden ocasionarse debido al desconocimiento del empleado. Es por eso por lo que, cuanto más claro esté el presupuesto, más posibilidades habrá, por parte de la plantilla, de trabajar dentro de las políticas de gastos instauradas.
Sin embargo, la realidad es que tan sólo 1 de cada 3 trabajadores asegura que la política de gastos de viaje de su empresa es fácil de entender. Aseguran ser ellos mismos quienes van comprobando si su empresa actualiza su política, con el objetivo de evitar incurrir en algún tipo de fraude de inconscientemente.
Datos para negociar las tarifas
La rebaja de precios es un ahorro real. Sin embargo, para negociar las tarifas, hay que realizar un seguimiento de los gastos individualizado por proveedor. Si no se dispone de las herramientas adecuadas para clasificar los datos de gastos incoherentes, procedentes de las tarjetas de crédito y otras fuentes, esta tarea podría ser muy complicada. Además, si los trabajadores reservan fuera del sistema aprobado, es posible que dichos gastos no queden registrados. Por eso, es primordial armonizar los datos de gastos generados por los portales de reserva, para así poder lograr los mejores precios.